Lettre de la Table Ronde n°3
AUTEUR.E :
Elie Daviron
L'ARTICLE :
Une fois par mois, nous vous diffusons un compte-rendu des projets que nous avons menés avec l’ensemble des pôles le mois dernier et ceux que nous comptons mener pour le mois qui vient. Vous retrouverez également tous ces projets dans ce tableau
. N'hésitez pas à diffuser ce mail à toutes celles et ceux qui pourraient être intéressé·e·s !
Prioriser le DEV avec les salarié.es :
Les priorités de développement informatique ont été fixées, principalement sur le BDM et la réduction de la dette technique. Une semaine entière est prévue en juillet.
Solution trouvée pour le coffre-fort :
Le coffre fort cassé est parti à la casse grâce à Eco Planet, il est maintenant remplacé.
Récupération des balles de cartons :
L’ancien prestataire, plutôt irrégulier dans les passages et le nombre de balles de carton qu’il emportait a été avantageusement remplacé par Eco Planet.
De plus, un nouveau prestataire L’Hérault Collecte nous récupère les cagettes intactes une fois par semaine et il le fait gratuitement.
Évolution de gamme, nouveaux fournisseurs et nouveaux produits :
Odyssée d’Engrain : pâtes bio locales en vrac
Paul y Culture, Stéphane Pétrimaux, les Canotiers : 3 maraîcher.e.s bio local en appoint
Fred Roger : maraîchage bio local
SENFAS : vrac bio beaucoup moins cher !
SICA du Caroux : fruits locaux
Aromandise : épices et fleurs bio
Go Nuts : barres énergétiques et beurre de cacahuète bio
Yves Moulin : farine bio locale en vrac
GAEC des Agriolles : terrine fermière de porc local
Nigel Hosford : olives et huile d’olive bio locale
Lardux : DVD du film Food Coop
Des oeufs Lozérois de chez notre volailler Guillaume Delcros
Moustic End : insecticides écologiques
Cultures etc : micro-pousses maraîchères locales
Du fromage direct producteurs à venir pour la rentrée avec Saveurs Lozère et le Petit Bouquet (bleu de Lozère)
Ajout d’une cinquantaine de références supplémentaires chez les fournisseurs existants à partir des demandes produit. Merci à celleux qui les font !
Retrait d’une trentaine de références ne se vendant pas
Éclatement de nos plus gros fournisseurs en plusieurs petits fournisseurs dans le logiciel et le planning des cdes afin de faciliter l’entrée des produits (halte aux tempêtes de 12 palettes)
Réassortiment rotatif : les rayons se réorganisent et évoluent en permanence pour s’adapter au mieux aux besoins des cagettes et cageots !
Brassage de la bière de l’anniversaire
Nous avons brassé et sommes sur le point d’embouteiller la bière collector série limitée du deuxième anniversaire de la Cagette ! Merci à nos camarades brasseurs de la Malpolon de nous avoir accueillis et formés à cette occasion.
Co-organisation de l’Intercoop de septembre avec la Marcasserie
Frustré.e.s de ne pas voir d’Intercoop s’organiser cette année nous l’avons fait, sur un petit format, en collaboration avec le projet de Charleville. Elle aura lieu là-bas les 14 et 15 septembre, nous pouvons y envoyer une délégation de trois personnes, si ça vous intéresse merci de contacter Julien.
Finaliser le meuble vrac :
Le meuble vrac est enfin finalisé ! Ça ne devrait plus trop bouger, on s’excuse pour tous les changements et perturbations. Merci à la team !
Remise à jour du tableau de demandes produits :
Un petit développement a été fait sur les demandes produits pour permettre à celleux qui le souhaitent de recevoir une réponse personnalisée par mail. On voit en effet des demandes revenir périodiquement alors qu’on a bien répondu (et expliqué pourquoi) ce n’était pas possible...
Simplification de la comptabilité du comité “vie coopérative” :
….
Première version du WIKI lancée avec succès
Lettre de la table ronde
Après la table ronde de triage du mois dernier, une lettre a été envoyée aux coopérateurs, il en sera de même tous les mois, déjà la lettre n°3 !
Organisation des “journées d’été” le week end du 14 juillet.
Deux jours pour que les coopérateur.rice.s des comités s’alignent sur un projet commun pour l’avenir de la Cagette et préparent le programme qui sera voté en AG.
Embauche d’une 7ème salariée :
Marine est d’ores et déjà à pied d’oeuvre, son contrat signé et toutes les démarches légales sont effectives.
Projet de composteur au parc Clemenceau :
Nous avons rencontré l’élue de la Métropole pour travailler à l’installation d’un composteur partagé. La mairie nous a proposé un projet de convention afin que la Cagette soit responsable de la gestion d’un composteur d’une capacité de 10 tonnes, à destination de tous les habitants du quartier. Nous étudions la convention mais a priori nous n’y sommes pas favorables car elle fait reposer toutes les charges d’exploitation à la Cagette alors que la gestion des déchets est une prérogative de la métropole.
Dégât des eaux plafond du magasin :
Il a plu dans La Cagette ! Un diagnostic a été fait par un professionnel et le plafond n’a pas été atteint. L’incident est donc clos.
Poursuite du travail de mise aux normes RGPD (Règlement Général sur les Données Personnelles).
Publication de mentions légales de la Cagette sur le site web.
Mise à jour du manuel des membres, et du bulletin de souscription.
Comité “Moyens de paiement”:
Le pôle modèle Eco envisage l’utilisation de la monnaie “la graine” ainsi que les tickets restaurant en paiement partiel des achats à La Cagette. Afin de mieux préparer cette éventualité, le comité va préparer une enquête sur ces futurs moyens de paiement auprès des membres, puis se penchera sur la définition du process comptable afin d’envisager le développement informatique.
Clôture des comptes :
Cela avance très bien grâce au comité comptabilité. Nous avons planifié les dernières échéances avec Adeline notre comptable.
Prises de courant
Des goulottes ont fait leur apparition dans le magasin. Un prestataire d’électricité est censé posé encore plus de goulottes et de prises afin de limiter l’usage des multiprises au maximum. De plus, cela permettra de nous mettre dans les clous avant un contrôle de mise aux normes.
Terraformer les bureaux
La chaleur est arrivée et avec elle les bureaux de la mezzanine deviennent invivables. La VMC est installée par les salariés en sueur. La climatisation portative arrive… un jour.
Conformité des licences informatiques :
Afin que La Cagette soit en conformité, il faut acheter une licence et vérifier l’usage commercial d’Access.
Matériel informatique :
La cagette a fait l’acquisition d’un vidéo-projecteur et d’une imprimante couleur, il lui reste à acheter un imprimante A3 couleur.
Mettre à jour les règles de fonctionnement du Bureau Des Membres (BDM) :
Comme pour toute organisation vivante, il convient de revoir les règles qui concernent les membre : service, rattrapages, congès…
Organisation de l’anniversaire de La Cagette :
Un groupe de travail y travaille : fixer une date, budget, coordonner l’organisation, recenser les volontaires
La Cagette va déposer une demande de permis de construire pour installer des velux dans la réserve et ajouter une enseigne fixe au magasin.
Nous espérons finaliser le travail de relecture de notre projet de statuts avec notre avocate.
Définir plus précisément les fiches de poste des salarié.e.s :
Nous devons réécrire les fiches de poste des salarié.e.s afin de préciser leurs responsabilités légales et encadrer/limiter leurs pouvoirs (seuils de paiements / signature de contrats).
Démêler les chevauchements association-coopérative :
Indispensable, notamment afin d’éviter de requalifier la participation bénévole des membres en travail salarié.
Inventaire du 30 juin :
Le mail d’inscription est parti et les 3 salariés pour le dimanche sont prévus. François du comité informatique a développé une application qui va rendre la tâche plus simple ! Les derniers préparatifs avant le 30 juin sont en cours.
Planning et horaires d’été :
Du 15 juillet au 20-25 août, La Cagette tourne au ralenti, les coopérateurs comme les salariés prennent des vacances. Il convient de trouver des horaires d’ouverture compatible avec l’été. Le détail des horaires d’ouverture sera affiné puis validé la semaine du 1er juillet.Tous les services seront maintenus.
Clôture des comptes :
Dernière ligne droite, avec notamment le rapprochement des dernières souscriptions, le rabattage des dernières factures etc.
Fermeture de La Cagette le 13 juillet pour participer au week-end vision
Dernier préparatif pour l’équipe d’animation avec finalisation de la logistique et préparation des derniers ateliers. Le repas des 30 participants sera pris en charge par La Cagette pour ce week-end stratégique.
Organiser le stock VRAC, toujours d’actualité
C’est le foutoir dans le stock, nous allons mettre en place une nomenclature simple et efficace ! Notée sur des grosses étiquettes fluo. Reste toujours à trouver un emplacement pour stocker le matériel et les produits.
Préparation de la ré-organisation des rayonnages
Réunion avec les salariés pour repenser la disposition des rayons : vitrine pour produits “sensibles”, organisation de l’espace accueil, tester la ré-organisation du rayon épicerie sucrée.
Identifier les problèmes des codes-barre
Les codes qui ne passent pas en caisse représentent une perte économique et dégradent le comptage du stock. Dans l’idéal, chaque produit doit donc arriver “code-barrisé” ; nous procédons au recensement des produits problématiques.
Compost Clémenceau :
La Métropole propose à La Cagette d’assurer l’entretien d’un composteur pour tout le quartier ; nous allons envoyer un mail pour négocier la convention : davantage de formation, fourniture du matériel et assurance par la Métropole
Évolution de gamme, nouveaux fournisseurs et nouveaux produits :
On continue à faire ça !
Lettre de la Table Ronde n°3
Les projets réalisés au mois de juin :
Pôle Technique
Prioriser le DEV avec les salarié.es :
Les priorités de développement informatique ont été fixées, principalement sur le BDM et la réduction de la dette technique. Une semaine entière est prévue en juillet.
Solution trouvée pour le coffre-fort :
Le coffre fort cassé est parti à la casse grâce à Eco Planet, il est maintenant remplacé.
Récupération des balles de cartons :
L’ancien prestataire, plutôt irrégulier dans les passages et le nombre de balles de carton qu’il emportait a été avantageusement remplacé par Eco Planet.
De plus, un nouveau prestataire L’Hérault Collecte nous récupère les cagettes intactes une fois par semaine et il le fait gratuitement.
Pôle Approvisionnement
Évolution de gamme, nouveaux fournisseurs et nouveaux produits :
Odyssée d’Engrain : pâtes bio locales en vrac
Paul y Culture, Stéphane Pétrimaux, les Canotiers : 3 maraîcher.e.s bio local en appoint
Fred Roger : maraîchage bio local
SENFAS : vrac bio beaucoup moins cher !
SICA du Caroux : fruits locaux
Aromandise : épices et fleurs bio
Go Nuts : barres énergétiques et beurre de cacahuète bio
Yves Moulin : farine bio locale en vrac
GAEC des Agriolles : terrine fermière de porc local
Nigel Hosford : olives et huile d’olive bio locale
Lardux : DVD du film Food Coop
Des oeufs Lozérois de chez notre volailler Guillaume Delcros
Moustic End : insecticides écologiques
Cultures etc : micro-pousses maraîchères locales
Du fromage direct producteurs à venir pour la rentrée avec Saveurs Lozère et le Petit Bouquet (bleu de Lozère)
Ajout d’une cinquantaine de références supplémentaires chez les fournisseurs existants à partir des demandes produit. Merci à celleux qui les font !
Retrait d’une trentaine de références ne se vendant pas
Éclatement de nos plus gros fournisseurs en plusieurs petits fournisseurs dans le logiciel et le planning des cdes afin de faciliter l’entrée des produits (halte aux tempêtes de 12 palettes)
Réassortiment rotatif : les rayons se réorganisent et évoluent en permanence pour s’adapter au mieux aux besoins des cagettes et cageots !
Brassage de la bière de l’anniversaire
Nous avons brassé et sommes sur le point d’embouteiller la bière collector série limitée du deuxième anniversaire de la Cagette ! Merci à nos camarades brasseurs de la Malpolon de nous avoir accueillis et formés à cette occasion.
Co-organisation de l’Intercoop de septembre avec la Marcasserie
Frustré.e.s de ne pas voir d’Intercoop s’organiser cette année nous l’avons fait, sur un petit format, en collaboration avec le projet de Charleville. Elle aura lieu là-bas les 14 et 15 septembre, nous pouvons y envoyer une délégation de trois personnes, si ça vous intéresse merci de contacter Julien.
Finaliser le meuble vrac :
Le meuble vrac est enfin finalisé ! Ça ne devrait plus trop bouger, on s’excuse pour tous les changements et perturbations. Merci à la team !
Remise à jour du tableau de demandes produits :
Un petit développement a été fait sur les demandes produits pour permettre à celleux qui le souhaitent de recevoir une réponse personnalisée par mail. On voit en effet des demandes revenir périodiquement alors qu’on a bien répondu (et expliqué pourquoi) ce n’était pas possible...
Pôle Membre
Simplification de la comptabilité du comité “vie coopérative” :
….
Première version du WIKI lancée avec succès
Pôle Animation
Lettre de la table ronde
Après la table ronde de triage du mois dernier, une lettre a été envoyée aux coopérateurs, il en sera de même tous les mois, déjà la lettre n°3 !
Organisation des “journées d’été” le week end du 14 juillet.
Deux jours pour que les coopérateur.rice.s des comités s’alignent sur un projet commun pour l’avenir de la Cagette et préparent le programme qui sera voté en AG.
Pôle Administration
Embauche d’une 7ème salariée :
Marine est d’ores et déjà à pied d’oeuvre, son contrat signé et toutes les démarches légales sont effectives.
Projet de composteur au parc Clemenceau :
Nous avons rencontré l’élue de la Métropole pour travailler à l’installation d’un composteur partagé. La mairie nous a proposé un projet de convention afin que la Cagette soit responsable de la gestion d’un composteur d’une capacité de 10 tonnes, à destination de tous les habitants du quartier. Nous étudions la convention mais a priori nous n’y sommes pas favorables car elle fait reposer toutes les charges d’exploitation à la Cagette alors que la gestion des déchets est une prérogative de la métropole.
Dégât des eaux plafond du magasin :
Il a plu dans La Cagette ! Un diagnostic a été fait par un professionnel et le plafond n’a pas été atteint. L’incident est donc clos.
Poursuite du travail de mise aux normes RGPD (Règlement Général sur les Données Personnelles).
Publication de mentions légales de la Cagette sur le site web.
Mise à jour du manuel des membres, et du bulletin de souscription.
Pôle Modèle Eco
Comité “Moyens de paiement”:
Le pôle modèle Eco envisage l’utilisation de la monnaie “la graine” ainsi que les tickets restaurant en paiement partiel des achats à La Cagette. Afin de mieux préparer cette éventualité, le comité va préparer une enquête sur ces futurs moyens de paiement auprès des membres, puis se penchera sur la définition du process comptable afin d’envisager le développement informatique.
Clôture des comptes :
Cela avance très bien grâce au comité comptabilité. Nous avons planifié les dernières échéances avec Adeline notre comptable.
Les projets à lancer pour le mois de juillet :
Pôle Technique
Prises de courant
Des goulottes ont fait leur apparition dans le magasin. Un prestataire d’électricité est censé posé encore plus de goulottes et de prises afin de limiter l’usage des multiprises au maximum. De plus, cela permettra de nous mettre dans les clous avant un contrôle de mise aux normes.
Terraformer les bureaux
La chaleur est arrivée et avec elle les bureaux de la mezzanine deviennent invivables. La VMC est installée par les salariés en sueur. La climatisation portative arrive… un jour.
Conformité des licences informatiques :
Afin que La Cagette soit en conformité, il faut acheter une licence et vérifier l’usage commercial d’Access.
Matériel informatique :
La cagette a fait l’acquisition d’un vidéo-projecteur et d’une imprimante couleur, il lui reste à acheter un imprimante A3 couleur.
Pôle Membre
Mettre à jour les règles de fonctionnement du Bureau Des Membres (BDM) :
Comme pour toute organisation vivante, il convient de revoir les règles qui concernent les membre : service, rattrapages, congès…
Organisation de l’anniversaire de La Cagette :
Un groupe de travail y travaille : fixer une date, budget, coordonner l’organisation, recenser les volontaires
Pôle Administration
La Cagette va déposer une demande de permis de construire pour installer des velux dans la réserve et ajouter une enseigne fixe au magasin.
Nous espérons finaliser le travail de relecture de notre projet de statuts avec notre avocate.
Définir plus précisément les fiches de poste des salarié.e.s :
Nous devons réécrire les fiches de poste des salarié.e.s afin de préciser leurs responsabilités légales et encadrer/limiter leurs pouvoirs (seuils de paiements / signature de contrats).
Démêler les chevauchements association-coopérative :
Indispensable, notamment afin d’éviter de requalifier la participation bénévole des membres en travail salarié.
Pôle Modèle Eco
Inventaire du 30 juin :
Le mail d’inscription est parti et les 3 salariés pour le dimanche sont prévus. François du comité informatique a développé une application qui va rendre la tâche plus simple ! Les derniers préparatifs avant le 30 juin sont en cours.
Planning et horaires d’été :
Du 15 juillet au 20-25 août, La Cagette tourne au ralenti, les coopérateurs comme les salariés prennent des vacances. Il convient de trouver des horaires d’ouverture compatible avec l’été. Le détail des horaires d’ouverture sera affiné puis validé la semaine du 1er juillet.Tous les services seront maintenus.
Clôture des comptes :
Dernière ligne droite, avec notamment le rapprochement des dernières souscriptions, le rabattage des dernières factures etc.
Pôle Animation
Fermeture de La Cagette le 13 juillet pour participer au week-end vision
Dernier préparatif pour l’équipe d’animation avec finalisation de la logistique et préparation des derniers ateliers. Le repas des 30 participants sera pris en charge par La Cagette pour ce week-end stratégique.
Pôle Approvisionnement
Organiser le stock VRAC, toujours d’actualité
C’est le foutoir dans le stock, nous allons mettre en place une nomenclature simple et efficace ! Notée sur des grosses étiquettes fluo. Reste toujours à trouver un emplacement pour stocker le matériel et les produits.
Préparation de la ré-organisation des rayonnages
Réunion avec les salariés pour repenser la disposition des rayons : vitrine pour produits “sensibles”, organisation de l’espace accueil, tester la ré-organisation du rayon épicerie sucrée.
Identifier les problèmes des codes-barre
Les codes qui ne passent pas en caisse représentent une perte économique et dégradent le comptage du stock. Dans l’idéal, chaque produit doit donc arriver “code-barrisé” ; nous procédons au recensement des produits problématiques.
Compost Clémenceau :
La Métropole propose à La Cagette d’assurer l’entretien d’un composteur pour tout le quartier ; nous allons envoyer un mail pour négocier la convention : davantage de formation, fourniture du matériel et assurance par la Métropole
Évolution de gamme, nouveaux fournisseurs et nouveaux produits :
On continue à faire ça !
