Lettre de la Table Ronde n°2
Date de la lettre :
30.05.2019
PROJETS REALISÉS DANS LES PÔLES DURANT LE MOIS DE :
Mai
Pôle Administration
:Les démarches pour l’embauche du 7ème salarié·e pour prise de poste le 1er Juillet
L’équipe va s’agrandir ! Entre autres pour permettre une meilleure continuité de service pendant les périodes de congés.Caler le rdv avec l’avocate pour la révision des statuts
Nos statuts doivent passer à la moulinette de notre avocate avec qui nous avons désormais un rendez-vous fin mai. Objectif, finaliser deux ans de travail pour avoir un texte à soumettre à l’AG d’octobre.Mise en conformité avec le RGPD
Nous avons rajouté une clause dans le manuel des membres, rédigé les mentions légales de la Cagette et amélioré les accès à la base de données des membres.Pôle Approvisionnement
:Acheter des équipements pour le VRAC et solidifier le meuble
Afin de nous mettre en conformité avec la certification bio, nous avons dû arrêter de pré-emballer nous même des produits vrac. Finis les sachets pré-emballés (sucre/farine…). Nous avons acheté de gros bacs de vrac qui serviront à accueillir ces produits “poudreux” et “volatiles” qui seront donc prochainement disponibles en self service au rayon vrac. Nous avons également acheté un nombre de bacs suffisant pour élargir la gamme de vrac.La Cagette est certifiée Bio.
Suite à la visite de notre organisme certificateur, nous avons procédé à quelques améliorations pour nous mettre en conformité. La Cagette est désormais officiellement certifiée comme un distributeur de produits biologiques.Pôle Membre
:Nouveau site web en YesWiki
A la suite de formations avec l’animateur Laurent Marseault, nous avions décidé de changer le site web pour basculer sur une technologie plus accessible, le yeswiki. Le but est que les responsable de pôles et comités puissent le manipuler eux-mêmes ou ajouter facilement des événements dans l’agenda. Dorénavant, vous pouvez accéder à un superbe organigramme ; consulter les pages perso de chaque comité pour les contacter facilement et connaître leurs projets en cours ; allez y !Optimiser le fonctionnement de la table ronde
Les réunions d’affinage ont désormais lieu tous les jeudis de 17 h à 18 h au magasinLes réunions de triage, les derniers jeudis du mois de 18h à 20h, permettront de rédiger et d’envoyer en début de mois suivant cette lettre (le lieu est encore à déterminer, salle Galago, magasin ?).
Organigramme affiché à l’entrée du magasin
A l’entrée du magasin, vous trouverez le même organigramme que sur notre site web. Jetez-y un oeil, vous verrez tous les comités qui existent et qui en est responsable.Enquête auprès des désinscrit.e.s
Nous avons envoyé un sondage en ligne à toutes les personnes qui ne participaient plus et qui ne faisaient plus leurs courses pour savoir ce qui les avait poussées à arrêter. Le sondage a été dépouillé et les résultats présentés à la dernière Agora (réunion mensuelle).Pôle Technique
:Portes coulissantes
Elles allaient de plus en plus mal. Lors de la dernière visite d'entretien, le couperet est tombé. Il faut les changer. Nous avons rendez-vous la première semaine de juin.Acheter le matériel informatique
Plus de postes, plus d’imprimantes, plus de souris … le parc machine de la Cagette croît inexorablement.Une balance automatique !
Sur le poste de droite, au niveau des légumes, nous testons un prototype de balance connectée automatique. Plus besoins de saisir le poids. Il suffit de poser le légume, choisir le produit sur l’ordi et l’étiquette sort ! Gloire à Michel, maître des balances.Pôle Modèle Economique
:Aligner les salariés et la comptabilité sur le processus de réclamation fournisseurs en cas d’erreurs de livraison.
Dorénavant, les réclamations seront décidées par les salariés et mises en oeuvre et suivies par la comptabilité. Nous avons décidé en outre de ne plus faire de réclamations si l'erreur est en notre faveur ou inférieure à 0.5% du montant global de la commande.Clarifier les indicateurs du pôle membre
Les indicateurs sont clarifiés pour les pôles membres, technique et modèle éco(ils sont encore à faire pour les pôles administration, approvisionnement et animation)
LES PROJETS À LANCER DURANT LE MOIS DE :
Juin
Pôle Administration
:Lancer les entretiens pour l’embauche de la ou du 7ème salarié·e
et sélectionner les candidat·es pour les entretiens.Dégât des eaux plafond du magasin : réparer et faire marcher les assurances
Il a plu dans La Cagette ! Le propriétaire doit faire la déclaration à l’assurance.Pôle Animation
:Caler le contenu du week-end “Vision”
Cet été, nous allons organiser un week-end pour définir le programme du nouvel exercice. Nous allons en préparer le contenu en juin.Lettre de la table ronde
Tous les mois, après la table ronde de triage, une lettre sera envoyée aux coopérateurs.Pôle Approvisionnement
:Organiser le stock VRAC
C’est le foutoir dans le stock, nous allons mettre en place une nomenclature simple et efficace ! Notée sur des grosses étiquettes fluo. Reste à trouver un emplacement pour stocker le matériel et les produits.Identifier les problèmes des codes-barre
Les codes qui ne passent pas en caisse représentent une perte économique et dégradent le comptage du stock. Dans l’idéal, chaque produit doit donc arriver “code-barrisé” ; nous allons commencer par recenser les produits problématiques.Pôle Membre
:Simplifier la comptabilité des événements de la vie coopérative
La vie coopérative est florissante, nous devons suivre mieux les dépenses et les recettes des événements pour une comptabilité fluide.Régler le problème asso/coop
En parallèle de la coopérative, nous sommes tou.te.s membres de l’association les amis de la Cagette. La coopérative est strictement réservée à ses membres. Pour toutes les activités ouvertes au public, nous avons besoin de l’association. En terme de communication et de comptabilité, il arrive que les membres de comités s’y perdent … nous avons besoins de clarifier les choses.Pôle Technique
:Prises de courant
Nous avons besoin de nous mettre aux normes sur l'installation électrique. Nous allons installer des goulottes et des prises partout dans le magasin !Terraformer les bureaux
La chaleur arrive et avec elle le risque de rendre invivables les bureaux de la mezzanine. La VMC doit être installée par un prestataire de service. Il faut choisir le type de climatisation : portative ou non.Prioriser le développement logiciel avec les salariés
Après le développement du module réception, nous devons recenser nos priorités ; améliorer le bureau des membres ou le logiciel d’aide à la commande ?Récupération des balles de cartons
Le prestataire actuel est plutôt irrégulier dans les passages et le nombre de balles de carton qu’il emporte. Nous allons demander au prestataire de se conformer au cahier des charges (2 passages par semaine pour 10 à 15 balles prises).Finaliser le meuble vrac
De nouvelles références arrivent et il est temps de finir de renforcer et aménager ce meuble ! Travaux à effectuer : rehausser de 10 cm la table intermédiaire, remplacer la planche du bas et trouver une solution pour présenter et/ou sortir les bacs à roulettes.Trouver une solution pour le coffre fort
Avril, tout part en vrille ! Ce mois restera celui de l’hécatombe. Nous avons sauvé l’argent piégé dans le coffre et trouvé une solution temporaire. Reste à trouver un moyen de se débarrasser du coffre ou de remplacer sa porte !Prendre des photos du coffre, les envoyer à la MAIF, relancer l’entreprise Nugues pour acheter une nouvelle porte
Pôle Modèle Economique
:Clarifier les indicateurs des autres pôles
Après le pôle membre, technique et modèle éco, on s’attaque aux indicateurs des autres pôles ce mois-ci pour avoir des données pertinentes tous les mois.Préparer l’inventaire du 30 juin
Décider d’un méthode (Louve ou Chouette), acheter du matériel (séparateurs de rayons, gommettes pour la nomenclature). Préparer le rayon boissonEstimer le nombre de personnes nécessaires et créer 3/4 créneaux le dimanche 30 juin (un créneau supplémentaire le lundi matin sera nécessaire)
Envoyer un mail d’inscription et prévoir 2 salariés pour le dimanche
Modifications du Manuel des Membres
Toutes les modifications du Manuel des Membres sont notifiées dans la Lettre de la Table Ronde. Ces modifications entrent en vigueur 10 jours après la date de publication de la Lettre, sauf si plus de 10% des coopérateur.rice.s s'y opposent. Vous pouvez vous opposer à ces modifications en envoyant un mail à manueldesmembres@lacagette-coop.fr
