Lettre de la Table Ronde n°12
Date de la lettre :
01.07.2020
PROJETS REALISÉS DANS LES PÔLES DURANT LE MOIS DE :
Mars, Avril, Mai et juin
Pôle Administration
: - Recrutement de deux salarié.e.s en CDD : Louise et Hadrien- Création d’une équipe “Repas bénévoles” suite à la cagnotte lancée par Danielle Cabaret
- Multiplication des repas salarié·e·s pendant la période de confinement
Pôle Approvisionnement
: - Réduction de la gamme pendant le confinement pour réduire la charge de travail pendant le drive et mieux maîtriser les problèmes d’approvisionnement des fournisseurs- Nouveau fournisseur de confiture
Pôle Membre
: - Création de l’équipe hotline pour aider les membres passant des commandes en lignePôle Technique
: Le coronavirus nous a contraint à réorganiser le magasin :- Adaptation des horaires du magasin et des normes de sécurité en Covid
- Développement d’une application “Commande en ligne”
- Adaptation du magasin pour une ouverture du « Drive » avec des créneaux des coops de 5 h
- Découpage du magasin en “rayons numériques” : chaque mètre linéaire a un numéro pour trouver facilement son emplacement.
- Achat des seaux hermétiques pour le rayon vrac
- Ré-organisation du magasin pour le passage au libre-service
- Ré-ouverture en libre service en conservant les créneaux de 5 h
- Révision de la procédure de suivi des températures
-Changement du process de suivi des dates de péremption
- Nettoyage de la terrasse (ou il y a les condenseurs du système frigorifique)
- Développement d’une application inventaire par rayon
- Visite obligatoire « électricité » du magasin effectués
Pôle Modèle Economique
: - Organisation de la brinks à distance pour limiter les contacts entre les personnes- Organisation de la comptabilité à distance
LES PROJETS À LANCER DURANT LE MOIS DE :
Juillet / Août
Projets transversaux ou spécifiques de la Table Ronde
: Responsabilités salarié·e·s cet été pendant les congés :- Répartir les commandes par rayon pendant les congés pour assurer la continuité des approvisionnement.
- Répartir toutes les autres responsabilités qui nécessitent un suivi pendant les congés.
Pôle Administration
: - Programme d'accueil/formation pour les deux nouveaux salarié.e.s, Louise et Hadrien :- Acheter les chaussures de sécurité, récupérer les photos et mettre à jour l'organigramme.
- Ré-ouverture le lundi
Ouverture de 17h à 20h pour les achats. Les services commenceront à 13h30 le lundi, puis toutes les 3h. Un·e salarié·e sera au magasin dès 10h pour accueillir les livraisons.
Il faut modifier les créneaux informatiques, communiquer auprès des membres par mail, facebook et à l’accueil du magasin. Mettre à jour les horaires sur le site et reprendre l'emploi du temps des salarié.es
Jours fériés
- Communiquer sur l’ouverture le 14 juillet et la fermeture le 15 août.
- Gérer la cagnotte des repas bénévoles.
Une cagnotte, mise en place lors du confinement a permis de préparer des repas pour les bénévoles. Il faut maintenant solder cette cagnotte : régler les derniers repas et payer l'Oranger, le bar associatif qui nous a servi de cantine.
Pôle Animation
: - Organiser l'AG : La date de l’AG a été fixée au 10 octobre par le Pôle AnimationLes premières étapes sont de trouver une salle, préparer la logistique et le mode d'animation et communiquer sur la date. Enfin, en cas de re-confinement prévoir un mode de vote à distance.
- Organiser un week-end « rétrospective » pour les bénévoles « du confinement » du 3 au 6 juillet :
Gérer l'organisation (repas, courses, matériel et transport) et envoyer un mail récapitulatif aux participants.
- Organiser les journées d’été de La Cagette le week-end du 29/08.
C’est un événement ouvert aux responsables et référent·e·s des comités ainsi qu’aux bénévoles très investis pendant le confinement. Préparer le format d’animation, lancer la logistique.
Pôle Approvisionnement
: Faute de trouver des fournisseurs de fruits d'été bio à des prix abordables, nous allons faire à nouveau rentrer dans la gamme, les délicieux produits de la SICA du Caroux (conventionnels).En parallèle nous poursuivons les recherches pour trouver des alternatives bio avec des tarif accessibles.
Pôle Membre
: - Retour aux créneaux de 3hPasser de 5h à 3h dès le 7 juillet. L'inscription sur les créneaux, bien que non obligatoire est vivement encouragée ; la ré-organisation informatique est en cours, une veille sur les inscriptions ainsi qu'une communication vers les coops est lancée.
Pôle Technique
: - Local rue Castilhon :L'organisation des travaux se poursuit sous la houlette de Thibaut qui doit notamment clarifier les tarifs avec la propriétaire, ouvrir un contrat internet et suivre les travaux en cours.
- Local à Céder sur Clémenceau
Un bail est à céder sur le boulevard (Securit Werke), ce local pourrait convenir pour diverses activités ou stockage de produits. La première action sera de visiter le local avant d’envisager toute potentielle faisabilité économique.
- Installation des brules-mouches
Il reste le branchement électrique à effectuer
- Documenter les problèmes techniques du magasin :
Depuis l’ouverture de La Cagette, moulte problèmes techniques ont été vécus par l’équipe salarié·e et les membres en magasin. L’arrivée de Louise et Hadrien amène à documenter ces problèmes pour les aider en cas de pépin le samedi.
Pôle Modèle Economique
: - Préparer l’arrêté comptable :L’exercice est clos au 30/06/2020. Nous entrons dans la dernière ligne droite pour avoir le compte de résultat et le bilan de La Cagette.
Il reste à lettrer les souscriptions, les CB, les chèques, récupérer les dernières factures des fournisseurs, gérer les immos.
Adeline notre comptable supervise l’avancée des tâches.
- Création du nouveau BP (budget prévisionnel)
Le document BP arrive à son terme. Nous devons créer un nouveau document de suivi pour les prochaines années et présenter un budget en AG.
Après avoir préparé la nouvelle architecture du document, nous devons remplir les onglets charges et produits, immobilisations, bilan prévisionnel et modifier l’onglet Programme pour accueillir les futurs projets souhaitant être financés.
Nouveaux Comités :
Marine a mis en relation les comités appro avec les nouveaux membres souhaitant s’investir sur la thématique.
Il faut maintenant organiser une réunion pour définir les objectifs, lister les fournisseurs potentiels et préparer un retroplanning des tâches. Tout cela donnera certainement lieu à la création d'un comité Ad-Hoc.
Il faut maintenant organiser une réunion pour définir les objectifs, lister les fournisseurs potentiels et préparer un retroplanning des tâches. Tout cela donnera certainement lieu à la création d'un comité Ad-Hoc.
Modifications du Manuel des Membres
Toutes les modifications du Manuel des Membres sont notifiées dans la Lettre de la Table Ronde. Ces modifications entrent en vigueur 10 jours après la date de publication de la Lettre, sauf si plus de 10% des coopérateur.rice.s s'y opposent. Vous pouvez vous opposer à ces modifications en envoyant un mail à manueldesmembres@lacagette-coop.fr
